Política de Tratamiento de Información Personal
· Razón Social: SL Seguridad Legal Colombia S.A.S.
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1. ¿QUIÉNES SOMOS?
Somos SL Seguridad Legal Colombia S.A.S., una firma de servicios experta en la gestión de la protección de datos, privacidad, ciberriesgo y seguridad de la información. Desde 2014 hemos asesorado más de 200 clientes de todos los sectores económicos en asuntos relacionados con la protección de datos, privacidad, ciberriesgo y seguridad de la información. Para simplificar las cosas, en esta política nos llamamos a nosotros mismos “SL Seguridad Legal” o “nosotros” o “nos”; de acuerdo con la Ley Estatuaria 1581 de Protección de Datos Personales, “la LEPDP”, somos responsables del tratamiento de sus datos personales que capturamos a través de formularios físicos o electrónicos, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o teléfono.
2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
En SL Seguridad Legal estamos comprometidos a respetar y proteger su derecho a la protección de datos y privacidad de su información. La presente política explica cómo recopilamos, compartimos y usamos su información personal y cómo puede ejercer sus derechos de consulta y reclamación establecidos en la constitución política colombiana y la LEPDP. Esta política se aplica a todas las personas físicas que acceden a nuestro sitio web www.seguridadlegal.co, redes sociales y que contratan nuestros servicios legales o participan en nuestras actividades de contratación laboral y de servicios. Le recomendamos leer esta política en su totalidad para asegurarse de estar completamente informado.
3. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?
La información personal recopilada o que recopilaremos pueden incluir sin limitarse a: datos de identidad y contacto, incluidos nombre, apellidos, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, número de documento de identidad, número de teléfono fijo y/o móvil, servicios de mensajería instantánea, dirección IP, historial laboral, datos relacionados con la profesión u oficio, datos necesarios para procesar pagos y prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo; información necesaria para el proceso de facturación, datos financieros y de pago como cuentas de ahorro o corrientes; información comercial, incluida la proporcionada en el curso de la relación contractual entre usted o su organización como cliente de SL Seguridad Legal; información relevante para nuestro asesoramiento legal, incluidos datos personales relevantes para cualquier disputa, queja, investigación, arbitraje u otro asesoramiento que se nos haya pedido que prestamos a usted como cliente. Si usted es uno de los titulares de información personal cuyos datos se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, le informamos que estos podrán ser recopilados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:
- Seguidores en canales digitales. Si interactúa con nuestra web seguridadlegal.co o redes sociales donde tengamos una cuenta oficial, utilizaremos la información que nos proporciona para responder PQR´s que presente. Utilizaremos las RRSS para mostrarle o enviarle publicidad y en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus intereses, gustos y preferencias.
- Marketing: Brindarle marketing relevante como ofrecer ciclos de conferencias, webinars, eventos productos y servicios propios de SL Seguridad Legal o sus aliados comerciales. Las finalidades anteriormente mencionadas podrán ser desarrolladas mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como también por medio de llamadas telefónicas.
- Clientes: Registrarlo como cliente para proporcionar y administrar servicios legales u otros servicios según lo indique usted o su organización; procesar pagos, facturación y cobranza; administrar y gestionar nuestra relación con usted o su organización, incluida la contabilidad, auditoría y adopción de otras medidas relacionadas con el desempeño de la relación comercial; identificación de personas autorizadas para representarlo a usted como cliente; comunicarnos con usted para mantenerlo actualizado sobre los últimos desarrollos, anuncios y otra información sobre nuestros servicios y soluciones (incluidos informes, boletines y otra información)-
- Candidatos a un empleo. Desarrollar y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos; Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección; Tratar tus datos personales para realizar, −cuando sea necesario− pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y pruebas de polígrafo necesarias en el desarrollo del proceso de selección; Contrastar sus datos con las referencias laborales y personales aportadas de su parte.
- Colaboradores.Desarrollar, gestionar y mantener actualizada nuestra relación laboral; Incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de SL Seguridad Legal; Administrar tus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que SL Seguridad Legal asume en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, Gestionar tus datos personales y los de tu grupo familiar para realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL; Gestionar procesos internos de clima, desempeño, formación y desarrollo; Generar informes, analizar información y gestionar procesos propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas; Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de SL Seguridad Legal con el fin de monitorizar su actividad; Disponer de sus datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, entre otros.
- Proveedores y contratista. Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales; Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista; Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, y cuentas de cobro y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo; Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos; Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE
Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales.
- Garantizamos su derecho de acceso conforme a la LEPDP como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Nos obligamos a tramitar su derecho de acceso de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 4.2.
- Como titular podrá consultar su información de carácter personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la LEPDP, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Rectificación y actualización. Nos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 4.3. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.
- Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 4.3.
- Revocar la autorización. Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 4.3.
- Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos. Los titulares de información personal pueden presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL
Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP; Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información y revocar su autorización mediante el envío de una comunicación a nuestro oficial de protección de datos a la siguiente dirección electrónica: info@seguridadlegal.co Por favor indicar o comunicar en su petición los datos asunto: “Consulta o Reclamo, Ley 1581 de 2012”.
6. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS?
Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
- Lo que se pretende consultar o reclamar;
- Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes;
- Número de identificación correspondiente.
- Presentarse a través del canal establecido en el numeral 6 de la presente política.
Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
- A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
- A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
- Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.
7. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a nuestro oficial de protección de datos, al correo electrónico: info@seguridadlegal.co El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos lo previstos en esta Política.
8. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales.
9. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La presente Política entra en vigor a partir del 05 de marzo de 2021 reemplazando la anterior que se encontraba vigente desde el 20 de abril de 2017.
